L’implementazione della fatturazione elettronica apporterà alle aziende, che utilizzano questo processo, interessanti vantaggi, per esempio potranno richiedere i pagamenti in anticipo e in questo modo migliorare le valutazioni dei dati in termini di spesa e flusso di fatturato.
Inoltre, con la fatturazione elettronica vengono automaticamente attivate le misure di sicurezza, utili a proteggere i dati sensibili aziendali per contrastare in maniera netta le possibili frodi e incrementare le verifiche relative a ogni fattura, evitando duplicati ed errori manuali.
Un software per la fatturazione elettronica (approfondisci su savinosolution.com) è il sistema utilizzato per accelerare il processo di contabilità dei fornitori, che permette di gestire e archiviare le fatture elettronicamente, in questo modo gli acquirenti potranno avere modo di rivederle e pagare direttamente tramite un portale specializzato.
In caso di errori, pagamenti duplicati o riconciliazioni, questo sistema facilita l’individuazione del problema, evitando di senza setacciare pile di fogli. Inoltre, durante il periodo di imposta, anche i dipartimenti finanziari potranno facilmente controllare lo stato delle fatture non pagate e avere un quadro chiaro di tutte le fatture pagate dall’anno precedente.
Questo tipo di automatizzazione, come abbiamo visto, permette di evitare ritardi nei pagamenti, evitando quello che è uno dei più grandi oneri per le aziende, a tal proposito Business.com segnala che “il 13% di tutte le fatture a piccole e medie imprese sono pagate in ritardo, con il 10% delle attività cancellate come crediti inesigibili”.
Ad aggravare la situazione sono le fatture in sospeso dell’ultimo minuto, che ostacolano i processi di preparazione delle imposte e le dichiarazioni di spesa accurate, portando alla confusione fiscale.
Un gestionale ad hoc permetterebbe di facilitare la chiusura di fine anno e della stagione fiscale, effettuare la verifica dei fornitori e della conformità, evitando una serie di grattacapi, ore extra di lavoro o lunghe e noiose ricerche per trovare una fattura, tutti inconvenienti tipici della “carta”.
Rischio di frode senza fatturazione elettronica
Senza la fatturazione elettronica centralizzata, le imprese corrono il rischio elevato di frode. Gli scammer attaccano le aziende in vari modi, tra cui Business Email Compromise (BEC). Il reparto finanziario è l’obiettivo principale dei truffatori.
Questi inviano email o fatture false per ottenere il pagamento e le informazioni proprietarie dalle aziende, ciò che spaventa di più è che queste fatture sembrano reali a prima vista e senza passare attraverso un processo centralizzato di registrazione delle fatture è molto più probabile che l’azienda si ritroverà ostaggio di uno scammer, al quale verranno eseguiti pagamenti illeciti.
Il costo dell’inefficienza della fattura cartacea
Sebbene vi sia un costo associato all’automazione delle fatture, l’elemento principale più costoso per qualsiasi azienda è l’inefficienza determinata dai processi manuali basati su carta. Ecco un elenco di attività da svolgere e il tempo di impiego:
- il tempo necessario per elaborare e inviare le fatture, comprende l’ordinamento, la categorizzazione e l’inserimento manuale all’interno del sistema contabile;
- il tempo trascorso per cercare di trovare e correggere tutti gli errori causati dall’immissione manuale dei dati;
- costi di spedizione, se le fatture devono essere inviate a una sede aziendale o per la scansione in outsourcing;
- il tempo impiegato per rispondere alle chiamate del fornitore, per quanto riguarda lo stato del pagamento;
- il costo delle penali per il mancato pagamento;
- tariffe maggiorate per le fatture non elaborate tempestivamente;
- il costo della conservazione delle fatture cartacee, incluso lo spazio, gli armadi, le cartelle e gli altri mobili.
Quando si valuta ciascuna attività, le aziende scoprono che stanno spendendo troppo tempo e denaro per l’elaborazione della fattura. In effetti, il costo dell’inefficienza è più costoso dell’implementazione di un sistema o un gestionale ad hoc.
